忙しい時に断るときの基本マナー
忙しい時にお誘いや依頼を断るのは気まずいと感じますよね。
でも、丁寧な言葉とちょっとした気遣いで、印象を悪くせずにお断りすることができます。
- 相手を気遣うひと言を添える
例：「お声がけいただいて嬉しいのですが…」「お誘いいただき光栄です」など、最初に感謝を伝えると角が立ちません。また、相手の立場を尊重する言葉を加えるとより丁寧です。 - 理由はシンプルに伝える
長すぎる説明よりも「立て込んでいて…」「予定が入っていて…」と簡潔に伝える方が好印象です。さらに、理由を補足する一文を添えると、相手も状況を理解しやすくなります。 - 社内と社外で対応を変える
社内ではフランクに、社外ではより丁寧に対応するのが基本です。「失礼にならない言葉選び」を意識し、特に取引先には敬語を使うなど場面に応じた工夫をすると好印象です。
断り方の考え方｜3つのパターンを使い分けよう
やんわり断る方法
「今回は難しいですが、ぜひ次の機会に…」という言い方がおすすめです。
こう伝えることで、柔らかい印象を与えながらも、こちらの都合をしっかり伝えることができます。相手も「また誘おう」と思いやすくなり、良好な関係を保てます。
例文：
「お誘いいただいて本当に嬉しいのですが、今回は予定が重なってしまって…。ただ、ぜひ次の機会にはご一緒させてください！」
はっきり断る方法
どうしても対応できない時は、曖昧な返事よりきっぱり伝えた方が誤解を避けられます。
理由を一言添えると、より丁寧で印象も柔らかくなります。
例文：
「申し訳ありませんが、今週はどうしてもお時間が取れません。来週も既に予定が詰まっておりまして、今回は難しいです。」
代替案付きで断る方法
断るだけでなく、代わりの案を出すと印象がぐっと良くなります。
「できない」だけで終わらず、次のチャンスを示すと前向きな印象を与えられます。
例文：
「今週は難しいのですが、来週の水曜日なら調整可能です。他の日程でもご都合が合えばご相談させていただければと思います。」
【相手別】忙しい時の断り方例文集
上司・先輩に断る場合
「お声がけいただきありがとうございます。お力になりたい気持ちはあるのですが、あいにく別件の対応中でお手伝いが難しい状況です。終わり次第、改めてご相談させていただければと思います。」
同僚・後輩に断る場合
「ごめんね、今ちょっと手が離せなくて…。落ち着いたらこちらから声をかけるね。次の段取りも一緒に考えられたらと思っているから、少しだけ待っていてね。」
取引先・お客様に断る場合
「いつもお世話になっております。大変恐縮ですが、現在別案件に注力しており、今回はお引き受けできかねます。ただ、来月以降であればリソースを確保できる見込みですので、その際はぜひご相談させていただければ幸いです。」
友人・知人からのお誘いを断る場合
「誘ってくれてありがとう！今月は仕事が詰まっていて難しいけど、来月はぜひ一緒に行こうね。日程が決まったら私からも連絡するね。」
【状況別】断り方と例文まとめ
会議や打ち合わせを断るとき
「今週は別の会議と重なってしまい、参加が難しいです。議事録を共有いただけると助かります。もし次回も同様の会議があれば、できる限り参加させていただきたいので、日程が決まったら教えていただけると嬉しいです。」
残業や追加作業を断るとき
「申し訳ありません、今日は家庭の予定があり対応が難しいです。明日でしたらお手伝いできますし、必要であれば資料作成などの事前準備もサポートします。」
飲み会やランチのお誘いを断るとき
「お誘いありがとうございます。今日は予定があるので参加できませんが、また今度ぜひご一緒させてください。次回の予定が決まったら、ぜひ教えてくださいね。」
急な仕事依頼を断るとき
「ご相談いただきありがとうございます。ただ、今週は既存案件で手一杯で、お力になれず申し訳ありません。来週以降であればスケジュールを調整できるかもしれませんので、その際に改めてご相談いただければ幸いです。」
メールで断る場合の例文と書き方
社内メールで断る場合
件名：お手伝いについて
○○さん
お声がけいただきありがとうございます。大変恐縮ですが、本日は別件対応中のためお力添えできません。もし急ぎであれば、○○さんや△△課にご相談いただけるとスムーズかと思います。落ち着き次第、こちらからも改めてお手伝いできるように調整いたします。
社外メールで失礼にならない断り方
件名：お見積りの件
○○株式会社 ○○様
平素よりお世話になっております。ご相談いただいた件ですが、現在リソースが不足しており、今回はお引き受けが難しい状況です。ただ、来月以降であれば体制を整えられる見込みですので、その際はぜひご相談いただけますと幸いです。また別の機会がございましたら、引き続きお声がけいただければ嬉しく存じます。
電話・対面で断るときのコツと例文
電話で角を立てない断り方
- 笑顔で声のトーンを柔らかく保つよう心がけると、相手に安心感を与えます。電話では表情が見えない分、声色で丁寧さを伝えることが大切です。
- 「まずは感謝」＋「理由」＋「代替案」の順で話すと、より好印象です。加えて「今後につなげる一言」を最後に添えるとさらに効果的です。
例文：
「お声がけありがとうございます。ただ、今週は予定が埋まっておりまして…。もしよろしければ、来週でしたら調整可能ですし、別の方法もご提案できます。」
対面で丁寧に断るとき
- 表情で申し訳なさを伝えると効果的です。目を見て話すことで誠意が伝わります。
- 相手を立てるひと言を入れると好印象。「○○さんにお声がけいただけて光栄です」などを添えると柔らかさが増します。
例文：
「せっかくご依頼いただいたのに申し訳ありません。今は時間が取れないのですが、次回はぜひお手伝いさせていただきたいです。別の方法でサポートできるかもしれませんので、ご相談ください。」
断った後のフォロー方法
- お礼や感謝の言葉を添える：「お声がけいただき嬉しかったです。お誘いいただけたこと自体が励みになります」
- 次につなげる一言：「今回は難しいですが、次回はぜひよろしくお願いします。別の機会があればぜひお声がけください」
- 軽い連絡で関係を維持：「またお声がけさせていただきますね。状況が落ち着いたら、こちらからもご連絡させていただきます」
- 相手を気遣うひと言を加える：「お忙しい中でご配慮いただきありがとうございます。お互いに良いタイミングで再びお話しできることを楽しみにしています」
断るときに避けるべきNG表現
- 「無理です」「できません」など強すぎる否定は、相手に冷たい印象を与えてしまいます。できるだけ柔らかい言葉に言い換えると好印象です。たとえば「今回は対応が難しいです」「別の方法で検討させてください」などがおすすめです。
- 相手を責める発言：「そっちが遅いから無理です」ではなく、「スケジュールの都合上、今回は難しいです」と伝えると角が立ちません。
- 曖昧な返答：「ちょっと考えておきます」→結果的にトラブルのもとになるので、必ず具体的な期限や判断基準を添えて伝えると安心です。
断りづらいときに使える便利フレーズ集
- 「今回は難しいですが、ぜひ次回はよろしくお願いします。次の機会にはお手伝いできるよう調整します」
- 「お誘いいただき光栄です。ただ、今回は都合が合わず大変心苦しいです。ぜひまたお声がけいただけると嬉しいです」
- 「お力になれず心苦しいですが、心から応援しています。次回はぜひご協力させていただければと思います」
まとめ｜忙しい時こそ「気遣い＋具体案」でスマートに断る
忙しいときに断るのは勇気がいりますが、丁寧な言葉選びと気遣いを意識するだけで、相手に与える印象は大きく変わります。
適切な例文を上手に使い分ければ、誤解を避けつつ、相手との信頼関係を保ちながらスムーズに対応することができます。
さらに、断った後のフォローや代替案を添えることで、むしろ関係をより良好に保つことも可能です。
このガイドを参考にして、あなたも「忙しいけれど、感じよく断る」スキルを身につけ、ビジネスやプライベートの両面でより良い人間関係を築いていきましょう。
